Vedtaget på den ordinære generalforsamling den 30. maj 2015.

Indledning

Regionernes- og bestyrelsens nærmere opgaver og organisering, som vil ændre sig over tid, er beskrevet i denne forretningsorden, der kan ændres ved simpelt stemmeflertal på en generalforsamling, når der er behov for ændringer.

Forretningsordenen skal ses i sammenhæng med vedtægterne og beskriver de nødvendige opgaver og den organisering, som er nødvendig for bestyrelsens og regionernes arbejde.

For bestyrelse og regioner gælder det, at alle bestyrelses- og tillidshverv er ulønnet, og der gives kun tilskud til de billigst mulige rejseudgifter. Kørsel afregnes efter statens regler efter den lave takst.

Bestyrelsens opgaver og organisering

Med opdelingen af regioner er bestyrelsens opgaver først og fremmest at tage sig af de landsdækkende aktiviteter som bl.a. omhandler at:

  • Fremme medlemmernes interesse for indsamling og bevarelse af alle former for historisk og teknisk materiale vedrørende MX-5 bilerne og i muligt omfang oprette fortegnelse over sådanne materialer
  • Afholde eller støtte landsdækkende arrangementer herunder årsmødet med ordinær generalforsamling
  • Have en medlemsliste og kartotek til brug for bestyrelsen
  • Søge at fremme og etablere venskabelige bånd mellem klubbens medlemmer og andre MX-5 interesserede
  • Sørge for kontakter til andre MX5 klubber i udlandet
  • Fordeling af budgettet i en rammebevilling til region øst og region vest efter medlemstal, hvor bestyrelsen følger op på, at der fremlægges fyldestgørende regnskab også for regionerne på generalforsamlingen for det afholdte kalenderår
  • Sikre at der er en Webmaster og i øvrigt i samarbejde med denne udvikle hjemmesiden og sikre, at den fungerer efter hensigten med oplysninger om klubbens aktiviteter
  • Sikre at regnskabsføreren eller en af bestyrelsen udpeget medlemsadministrator varetager den daglige medlemsadministration med ind- og udmeldelser, og udarbejde status, når bestyrelsen ønsker det
  • Sikre at der er en rimelig kassebeholdning, og at kontingent og budget over flere år balancerer, og at der indkræves fælles kontingent for hele landet

Bestyrelsesmedlemmer må ikke have firmainteresser i salg, markedsføring eller reparation af MX-5ere inkl. tilbehør.

Bestyrelsen kan indkalde tillidsrepræsentanter, suppleanter, andre medlemmer eller udenforstående til deres møder. Disse har ikke stemmeret på mødet.

Bestyrelsesmøder er generelt lukkede møder men bestyrelsen kan invitere medlemmer og suppleanter med i det omfang det skønnes nødvendigt.

Almindelige habilitetsprincipper skal følges i bestyrelsens arbejde.

Der føres referat over bestyrelsens møder, som offentliggøres på hjemmesiden (kun synligt for medlemmer) inden for 14 dage.

Regionernes opgaver og organisering

Kontaktpersonen sørger i hver region for:

  • At der i regionerne hvert år afholdes minimum et planlægningsmøde i slutningen af året, hvor medlemmer inviteres til at deltage. På mødet kan alle komme med forslag og idéer til kommende ture og arrangementer for det næste år.
  • Det er kontaktpersonernes opgave at koordinere og sørge for at regionens rammebevilling anvendes bedst muligt til arrangementer..

Det kommende års program i regionen udarbejdes på grundlag af dette og offentliggøres i kalenderen på hjemmesiden.
Planlægningsmødet har først og fremmest til formål:

  • At sørge for udvikling af ture og arrangementer
  • At indhente forslag fra medlemmerne til det kommende års ture og arrangementer. Hvis det er hensigtsmæssigt, at nedsætte undergrupper til arbejdet.
  • At koordinere det kommende års ture og arrangementer herunder også teknikarrangementer
  • På baggrund af ovennævnte at disponere et forslag til rammebevilling for det kommende års ture og arrangementer. Denne anvendes også som budget i starten af året, indtil den kan blive endeligt vedtaget på generalforsamlingen.

Planlægningsmødet kan suppleres med et budgetmøde i starten af året, hvis det skønnes hensigtsmæssigt.

Endvidere kan der oprettes regionale arrangementsgrupper, som følger op på ture og arrangementer og holder kontakt til arrangører og ildsjæle. Alle, der ønsker det, kan deltage. Forudsætningen er dog, at man ønsker at gøre et stykke konkret arbejde. Teknikgrupperne vil være en naturlig del af dette.

 

Vedtaget på den ordinære generalforsamling den 30. maj 2015.