Quick-guide til dig som ny turarrangør 

Denne guide er tiltænkt dig, som ønsker indblik i, hvordan du kan planlægge en tur. Du kan finde en mere detaljeret guide på klubbens hjemmeside (scan evt. QR kode i denne guide). Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp, er du altid velkommen til at kontakte andre medlemmer fra klubben eller klubbens turkoordinator. Vi er mange, som gerne vil hjælpe dig.

Klubbens fundament er frivillighed, og jo flere der bidrager med arrangementer, jo bedre bliver vores klub. Du er meget velkommen til at deltage i det årlige turplanlægningsmøde, som afholdes i efteråret. Her kan du fortælle om den tur, som du gerne vil arrangere i den kommende sæson. Du kan også kontakte turkoordinatoren, så I sammen kan finde en dato, der passer i kalenderen. Spontanture kan dog altid arrangeres frit.

Som turarrangør er det naturligvis dig, der bestemmer, hvor turen går hen. Det er en god idé at beskrive dit arrangement ved oprettelse på klubbens hjemmeside, så deltagerne ved, hvad de kan forvente af turen. Som du kan se på klubbens hjemmeside, er der mange forskellige typer af ture, og du er velkommen til at lade dig inspirere af disse eller bruge dine egne gode idéer.

Du kan kontakte turkoordinatoren, hvis du ønsker at undersøge om det er muligt at få dækket nogle af omkostninger på turen – for eksempelvis til entre eller kaffe.

Turplanlægningen

• Når du planlægger din tur er det en god ide at starte med at finde et startsted, hvor deltagerne mødes og et mål, hvor turen slutter. Turen kan sagtens ende samme sted, som den startede.

• Er der steder, som skal besøges undervejs? For eksempel museer, seværdigheder, ishus, café. Husk at få lavet reservationer, hvis der er steder, der skal besøges.

• Fastlæg pauser, spisepauser, muligheder for toiletbesøg og eventuelle besøgsteder.

• Skal der betales for entre, mad eller andet på turen, er det en god idé at planlægge, hvordan dette skal ske – evt. betales på forhånd.

• Fastsæt maks. deltagerantal ud fra hvor mange det vil være realistisk at køre samlet på den ønskede rute og mulige antal deltagere på eventuelle besøgs- / spisesteder.

• Find evt. en medhjælper til planlægning og gennemførelse af turen.

Planlægning af ruten

Det er godt at huske på, at der er forskel på at køre alene eller med en kolonne. Gennemsnitshastigheden er typisk væsentligt lavere ved kolonnekørsel. Prøv så vidt muligt at undgå venstresving og lyskryds, da disse giver øget risiko for opsplitning af kolonnen. Det er ligeledes en god idé så vidt muligt at undgå grusveje, da det støver og øger risiko for stenslag på bilerne. Tænk generelt over, hvordan der bedst kan holdes samling på kolonnen.

Du kan planlægge ruten på flere måder. Nogle kører på hukommelsen, mens andre benytter kort eller GPS-rutebygning. Ved brug af kort eller GPS-rute kan dette sendes til deltagerne på forhånd.

Prøvekør din rute kort før arrangementet for at sikre, at alle veje er farbare, og så du har mulighed for at ændre ruten, hvis der er vejarbejde eller lignende. Ved samme lejlighed kan du tjekke, at der er adgang til toiletterne på ruten.

Når du har tilrettelagt turen, skal du oprette den under arrangementer på hjemmesiden. På hjemmesiden findes der en vejledning i, hvordan du gør dette, men vær opmærksom på, at især følgende kan være vigtigt:

• Turbeskrivelse

• Deltagerbetaling

• Maksimum antal deltagere og seneste tilmeldingsdato

• Eventuel medbringning af stole, tæpper og kaffe, hvis deltagerne ønsker at bruge det ved pauser.

• Hvor der holdes spisepauser, og om deltagerne skal medbringe mad og drikke.

• Kørselstempo og eventuel opdeling i flere kolonner

• Mind om, at man skal møde med fyldt benzintank og være opmærksom på påklædning efter vejret og dagens program.

• Oplys, hvis der er grusveje på ruten

På dagen er det en god ide at byde velkommen og orientere nærmere om turen – herunder:

• Gennemgang af dagens program

• Eventuelle særlige steder på ruten, som kræver trafikal opmærksomhed

• Spørge om der er nye deltagere med på turen. Hvis det er tilfældet, så vær opmærksom på dem, så de føler sig velkomne i klubben. Sørg for at de kender til regler for kolonnekørsel og kommer til at køre forrest i kolonnen.

• Minde deltagerne om reglerne for kolonnekørsel

• Minde deltagerne om betydningen af placering i kolonnen, så dem som ønsker at køre roligt kommer forrest, og at de kun må skifte placering i kolonnen i forbindelse med pauser.

• Hvordan finder vi hinanden, hvis kolonnen brydes

• Gøre opmærksom på, at hvis en deltager ønsker at forlade turen undervejs, skal de på forhånd informere dig som turarrangør, samt dem som kører foran og bagefter dem.

• Eventuel opdeling i flere kolonner

• Hvordan eventuel deltagerbetaling foretages

• Muligheder for toiletbesøg undervejs

• Eventuelle instrukser for parkering ved pauser

• Huske deltagerne på at bære medlemskort

Ovenforviste tekst kan downloades her

Turvejledningerne

En væsentlig del af aktiviteterne i klubben består af ture, som planlægges af klubbens medlemmer

Klubben har udarbejdet 2 vejledninger, der beskriver de forhold, du som turarrangør bør være opmærksom på. Vi håber, at vejledningerne kan inspirere dig til at prøve at arrangere en tur.

Vejledningerne er vejledende - og tænkt som inspiration, både til førstegangsarrangøren og den rutinerede turarrangør.

Den korte version

Specielt rettet til dig, der skal arrangere din første tur, har vi udarbejdet en vejledning med en checkliste om de vigtigste forhold, du bør overveje. Følger du denne vejledning er du godt rustet til at prøve rollen som turleder.

​Den detaljerede version

Her er checklistens punkter uddybet og der er vejledning til hvordan du publicerer information om turen på hjemmesiden. Turdeltagerne har forskellige forventninger. I denne version er der derfor også fokus på relevant information til deltagere, så der er et godt grundlag for, at alle får en god oplevelse på turen.

Mulighed for hjælp til at arrangere en tur

 Hvis du ønsker hjælp til at arrangere en tur, er du altid velkommen til at henvende dig til klubbens kontaktpersoner. Det er bestyrelsesmedlemmer, som er ansvarlig for klubbens arrangementer henholdsvis øst og vest for Storebælt. De vil meget gerne sørge for, at du får den ønskede hjælp fra en erfaren turarrangør. Skriv til henholdsvis kpo@mx5club.dk (ture øst for Storebælt) og kpv@mx5club.dk for ture vest for Storebælt.

​Turformer

Vi benytter 3 betegnelser for turarrangementer i ind- og udland:

1. Klubture

2. Ture på eget initiativ

3. Spontanture

Tilmelding til alle ture i klubregi sker på arrangementskalenderen på klubbens hjemmeside.

1. Klubture er de ture, der aftales på de årlige planlægningsmøder. Klubben disponerer et budget til disse ture. Du kan derfor efter nærmere aftale med din kontaktperson (link til kontaktpersoner) få tilskud til evt. deltagerbetaling.

2. Tur på eget initiativ adskiller sig fra klubture ved, at der ikke er disponeret et budget hertil. Du kan derfor ikke forvente, at klubben giver tilskud til deltagerbetaling, men undersøg hos din kontaktperson, om du kan trække på et evt. ikke-udnyttet budget. Du kan frit arrangere ture på eget initiativ, men det er en god ide at checke arrangementskalenderen for at tilpasse til allerede opslåede arrangementer.

3. Spontanture er ture, der arrangeres med kort varsel. Typisk rettes disse derfor mod et mindre antal deltagere. Som følge af turens spontane karakter kan der ikke forventes samme planlægningsgrad som for de 2 øvrige turformer. Du kan derfor ikke forvente, at klubben giver tilskud til deltagerbetaling, men undersøg hos din kontaktperson, om du kan trække på et evt. ikke-udnyttet budget.

Du kan frit arrangere spontanture – og mange mener, - at disse ture giver en særlig god oplevelse, fordi de ydre omstændigheder er til stede, f.eks. godt vejr. Det kan også være en god måde at prøve sig af som arrangør, fordi der typisk er få deltagere.

​Klubbens politik for tilskud til arrangementer

På den årlige generalforsamling afsættes et budget til ture og arrangementer. Med udgangspunkt i dette budget fordeler kontaktpersonerne ved det årlige planlægningsmøde et beløb til de enkelte arrangementer. Det typiske tilskud er p.t. i størrelsesorden 75 - 100 kr. pr medlem, der deltager i turen. Der gives tilskud til f.eks. færgebillet, entré til besøgssteder, forfriskninger eller kaffe og brød. Der gives som udgangspunkt ikke tilskud til spisning.

Der gives som udgangspunkt ikke tilskud til udlandsture.

En tur kan afholdes på mange forskellige måder – og kan være alt lige fra f.eks.

• En tur på et par timer ”ud i det blå”

• En tur ad planlagte veje

• En tur med besøg undervejs på ruten

• Udenlandstur over flere dage

Det er turleder, som lægger rammerne for turen ud fra egne idéer. Generelt er der vide muligheder for at planlægge efter egne idéer.

I efterfølgende afsnit er nævnt en række punkter, som det kan være en fordel at overveje i forbindelse med planlægning af turen.

​Start- og slutsted

Ved valg af start- og slutsted kan det være en fordel at vælge placering med:

• Gode til- og frakørselsforhold

• Angivelse af sted via adresse, kort og eller GPS koordinater eller lignende, så deltagerne let kan finde frem.

• God plads til parkering af bilerne

• Toiletter i nærheden

Vælger man at åbne dørene til ens eget hjem for forplejning, kan det være en god idé at overveje praktiske forhold, som f.eks.

• Hvordan får man let adgang til forplejning for deltagerne i løbet af kort tid

• Toiletter

• Parkeringsforhold

• Overvej information til naboer, om at der kommer en del gæster.

Vælger du at stå for forplejning f.eks. en kop kaffe og rundstykker, kan du bede deltagerne om et beløb til godtgørelse af dine omkostninger. I så fald kan du bede deltagerne om at betale f.eks. med kontanter – eller via MobilePay.

​Tidsforbrug

Vær opmærksom på, at ting tager tid, når mange deltagere er med på tur.

• Der går f.eks. nemt 15 minutter fra du beder deltagerne starte bilerne, til alle er kørt afsted.

• Der kan gå en del tid med toiletbesøg (bed gerne deltagerne om at benytte toiletter løbende)

• Kørsel: Forvent en gennemsnitshastighed for hele turen, som ligger væsentligt under hastighedsgrænserne langs ruten.

​Eventuelle besøgssteder

Undervejs på turen, kan du eventuelt planlægge, at vi skal besøge et sted. Besøgsstedet kan være mange forskellige steder, f.eks. butikker, virksomheder, kulturinsitutioner. Hvis du har kontakter til et spændende sted, kan du også overveje, om det kan være en del af turen.

Planlægger du besøg undervejs på turen, er det en god idé at lave aftale med besøgsstederne i god tid inden besøget, så de kan være forberedte på besøget.

I forbindelse med planlægning af besøg, anbefales det at aftale:

• Tidspunkt for ankomst

• Eventuel rundvisning

• Varighed af besøg

• Afstemme hvor mange deltagere besøgsstedet kan tage imod

• Parkeringsmuligheder

• Eventuel information omkring adgang for handicappede/gangbesværede

• Aftale omkring eventuel afregning for besøget

​Vejret

Det er en god idé at have eventuelt dårligt vejr med i overvejelserne, når du planlægger turen.

Hvis man på forhånd ved at arrangementet vil være udendørs uanset vejret, vil det være en god idé at gøre deltagerne opmærksom på dette på forhånd.

​Spisesteder

Se også punktet ”Besøgssteder”.

Afhængig af tidspunktet og længden af turen, vil det være naturligt med pauser for at få noget at spise. Du kan selv bestemme, hvordan dette arrangeres, det kan både være som ”madpakketur”, hvor deltagerne selv medbringer mad og drikke – eller det kan være f.eks. bespisning på café, restaurant eller lignende.

Specielt i perioder med risiko for meget koldt vejr, kan det dog være en fordel at arrangere mulighed for at kunne spise indendørs.

Spises der på café, restaurant eller lignende, vil det være en god idé, i samarbejde med spisestedet at udvælge f.eks. 2 retter som deltagerne på forhånd kan vælge imellem. Husk at gøre deltagerne opmærksomme på, at der skal vælges menu og eventuel forventet egenbetaling.

Deltagerne kan f.eks. bedes om at notere menuønske i forbindelse med tilmelding til turen – i kommentarfelt. Dette kan spare turlederen for en del tid og måske give mulighed for at forhandle en god pris på maden – særligt, hvis der er mange deltagere.

Det kan også anbefales, på forhånd at have styr på restaurantens udlevering af drikkevarer, samt opkrævning af betalingen. Udskriv f.eks. et eksemplar af deltagerlisten og medbring den til spisestedet til brug ved betaling fra deltagerne. Alternativt kan man bede deltagerne betale på forhånd, hvorved tid til betaling spares.

​Pauser

Der bør som minimum være pause for hver 1½ – 2 timers kørsel. Ved valg af sted for afholdelse af pause, kan det være en fordel at tænke på følgende:

• God plads til parkering af bilerne

• Toiletter i nærheden

• Gøre deltagere opmærksom på at bruge toiletterne løbende under pausen

• I udlandet er f.eks. indkøbscentre, fastfood-restauranter og turistkontorer og andre steder oplagte at bruge. Man kan også anvende Google til søgning.

• I forbindelse med ture i Danmark, kan man f.eks. ofte finde toiletter i forbindelse med indkøbscentre, kirker, havne, fastfood-restauranter og campingpladser. Ved pauser ved f.eks. havne/campingpladser, kan det være nødvendigt at lave aftale på forhånd, så der kan være åbent for toiletterne.

​Håndtering af evt. deltagerbetaling

Som udgangspunkt afholder deltagerne selv alle udgifter forbundet med deltagelse.

Klubben kan dog give tilskud for deltagende medlemmer. Dette skal afstemmes med bestyrelsens kontaktperson. Tilskud kan f.eks. være til nedbringelse af evt. billetpris på besøgssted, færgebillet eller lignende.

Eventuelle ikke-medlemmer som deltager på tur kan ikke få tilskud.

Man kan eventuelt lave aftale om at deltagerbetaling kan foregå via klubbens MobilePay-nummer for samlet afregning. Dette kan spare tid på turen. I så fald skal dette være aftalt med klubbens kasserer, kasserer@mx5club.dk, på forhånd og betingelser aftalt, f.eks. hvad deltagere skal notere i forbindelse med betaling.

​Aftale med evt. hjælper

Husk at afstemme forventning omkring hvad der ønskes hjælp til, og hvem der sørger for, hvilke punkter i forbindelse med planlægningen.

Se også punktet ”Mulighed for hjælp til at arrangere en tur”.

​

​​Den letteste måde at føre kolonnen gennem turen.

I forbindelse med planlægning af ruten er der en række ting du bør være opmærksom på for at kunne føre deltagerne gennem turen på en smidig måde, så risikoen for opsplitning af kolonnen ikke bliver for stor.

​Gode huskeregler til din planlægning af ruten

• Det er let at dreje til højre ad ny vej. Herved er risikoen for at skulle vente på grund af vigepligt mindre end ved venstresving

• Kør gerne en omvej for at køre gennem en rundkørsel. Det er typisk lettere at komme igennem en rundkørsel i forhold til f.eks. venstresving

​Hvad bør du undgå eller begrænse ved planlægning af ruten?

• Grusveje. Det støver, gør bilerne beskidte og øger risikoen for stenslag. Er det nødvendigt at køre en del af ruten ad grusveje, bør du oplyse det under ”begivenhedsdetaljer” på hjemmesiden ved publicering af turen. Oplys gerne hvor lang en strækning, det drejer sig om.

• Steder som giver øget risiko for opsplitning af kolonnen.

  • Lyskryds.

  • Venstresving – specielt ved større veje med megen trafik

Er der steder på ruten med ekstra risiko for opsplitning af kolonnen, er det en god idé at undersøge muligheden for efterfølgende at kunne holde ind til siden for igen at samle kolonnen.

​Parkering ved pauser

I forbindelse med pauser er det væsentligt at tænke på, at der skal være plads til alle deltagere.

Samtidig er det også en god idé at overveje, om det er en fordel at parkere på en speciel måde, så man let kan få parkeret – og komme videre igen. Se også afsnit vedrørende orientering om turens vigtigste tidspunkter under ”Præsentation på dagen ved turstart”.

Du kan som turleder med din parkering anvise en position til parkering, som resten af gruppen forhåbentlig vil følge. Du vil opleve en langt lettere ankomst og afgang ved de stop, I har på dagen.

​Den praktiske planlægning af ruten

Når du laver ruten, kan du f.eks. gøre det på følgende måder

• Køre ”på hukommelsen i hovedet”.

• Via kort.

• GPS navigationsprogram

​Køre ”på hukommelsen i hovedet”

Planlægger du ruten ”på hukommelsen i hovedet”, fordi du kender området, bør du være opmærksom på at denne metode er bedst anvendelig ved mindre ture. Metoden kan være risikabel at bruge hvis du alligevel glemmer noget af ruten og den kan være svær at dele med andre.

​Via kort

Ved denne metode kan du notere vigtige punkter og ting du skal forholde dig til. Det kan være byer du skal igennem, steder hvor der skal drejes væk fra den vej der aktuelt køres på, større veje der skal krydses og hvor det efterfølgende kan være fornuftigt med en "opsamling". Har du lavet ruten på et papirkort, vil en co-driver være nødvendigt til at hjælpe dig rundt på ruten, du kan/må ikke både læse kort og køre bil.

​GPS navigationsprogram

Du kan vælge at bruge et navigationsprogram, hvor du kan lave ruten og overføre den til din gps, evt. sende den ud til deltagerne og opfordre dem til at overføre den til deres gps.

At sende ruten til deltagerne kan have den positive sideeffekt, at skulle der ske en "fejlkørsel" i gruppen, kører deltagerne blot videre efter gps og havner så samme sted, hvis de har fået adresse/lokation på næste stop.

Husk at skrive til deltagerne, at gps skal være indstillet til ”Korteste afstand” og ikke ”Hurtigste tid”.

I klubregi afholder medlemmer i både øst og vest, jævnligt kurser i rutebygning, Windows, BaseCamp og Garmin er de fremherskende ”værktøjer”, der bliver brugt til dette her i klubben.

​Prøvekørsel af ruten

Prøvekør ruten hvis muligt, gerne flere gange, det giver mulighed for at lave en nogenlunde korrekt turbeskrivelse/tidsplan med f.eks. info om køretid mellem div. stop på dagen. (Max to timer mellem stop). Vær i den forbindelse opmærksom på, at det kan tage væsentligt længere tid at køre turen i kolonne. Se også afsnit vedrørende ”Tidsforbrug”.

Prøvekørsel af ruten kort før turen ”fanger” måske også et helt nyt vejarbejde, så du kan nå at rette ruten til, før turen køres.

Vær eventuelt opmærksom på på eventuelle cykelløb, DCU har en kalender: https://www.cyklingdanmark.dk/tilmelding/. Politiet kan også have oplysninger om dette.

​

Vi anbefaler, at du først åbner for tilmelding 14 dage efter turen publiceres på hjemmesiden. Ved publiceringen anføres, hvornår der åbnes for tilmeldinger (dato og klokkeslet).

Det er også en god idé at gøre opmærksom på arrangementet på hjemmesiden i forum, under arrangementer, ture.

Sådan registreres turen på hjemmesiden

Turen skal oprettes i kalenderen på hjemmesiden.

Når kalenderen er åbnet klikkes på "Se mine arrangementer" tasten.

Herefter klikkes der på ”Opret” tasten, og oprettelse af det nye arrangement kan påbegyndes.

Arrangementnavn:

Her skrives navnet på arrangementet. Det er vigtigt, at titlen er så beskrivende som muligt.

Start- og sluttidspunkt:

Her anføres arrangementets start- og sluttidspunkt. Det sker i kalenderen, som popper op.

Tilmeldingsfrist:

Her defineres det seneste tidspunkt for, hvornår man kan tilmelde sig. Efter dette tidspunkt vil det ikke være muligt for personer på deltagerlisten at annullere tilmeldingen. Fristen bør derfor være så tæt på arrangementsdatoen som muligt. Erfaringsmæssigt opstår der jævnligt afbud og det letter dit arbejde som arrangør at udnytte kalenderens funktioner med automatisk flytning af deltagere på venteliste.

Personer som er på venteliste vil dog kunne annullere deres tilmelding helt op til arrangementets begyndelse. 

Man kan også lave et arrangement hvor der ikke er nogen frist for tilmeldingen, dette gøres ved at definere et tidspunkt der ligger 15 minutter før starttidspunktet for arrangementet.

Max. antal biler:

Her fastlægges hvor mange biler, der er plads til i arrangementet. Hvis der ikke er nogen begrænsning kan der skrives 100 i dette felt. Hvis der f.eks. skrives 30 i feltet vil der automatisk blive oprettet en venteliste, når bil nummer 31 tilmelder sig. Hvis en deltager annullerer sin tilmelding vil den første på ventelisten rykke op på deltagerlisten og modtage en mail med oplysninger om, at han/hun er rykket op på deltagerlisten.

Kategori:

Her er det muligt at vælge 3 kategorier: Klubtur, Tur på eget initiativ og Spontantur.  Se nærmere under afsnittet ”Turformer.

Det vil også være muligt at tilføje andre kategorier, hvis dette skulle blive nødvendigt, dette gøres ved at henvende sig til bestyrelsen.

Beskrivelse::

Dette felt anvendes til at skrive en overordnet beskrivelse om, hvad arrangementet omhandler.

Begivenhedsdetaljer:

Her beskrives de detaljerede fakta om arrangementet. Det er også muligt at indsætte evt. billeder via drag and drop metoden. Øverst skrives her på hvilken dato og på hvilket klokkeslæt der åbnes for tilmelding til turen. Her skrives også om turen er ”rolig”, ”normal” eller hurtig. Vi kører alle forskelligt. Så kan deltagere bedre se, hvad de kan forvente. Hermed bliver ingen overraskede og ved ca. hvilket tempo turen køres i, når de tager stilling til, om de ønsker at deltage eller ej. Hvis grusveje er en del af ruten, bør det oplyses her, også gerne hvor langt der køres på disse.

Lokation:

Her skrives hvor arrangementet kommer til at foregå.

Mødested:

Her beskrives et mødested. Der kan her evt. oplyses GPS koordinater eller indsættes et kort samt andre informationer om mødestedet, f.eks. om der er tankstation og toiletter i nærheden.

Billede:

Her kan uploades et billede, som evt. har relation til arrangementet. Dette billede vil fremkomme i toppen af arrangement beskrivelsen. Hvis der ikke uploades et billede vises der et standard billede.

Aktiv:

Klik ”Ja” til aktiv, når du er klar til at andre klubmedlemmer kan se dit arrangement. Meningen med dette felt er, at man i ro og fred kan sidde og lave sit arrangement uden at andre kan se det. Når man så er færdig og klar til at offentliggøre sit arrangement, vælger man ”Ja” feltet.

Aflyst:

Hvis du af en eller anden grund vil aflyse dit arrangement, kan dette gøres ved at vælge ”Ja” i dette felt. Konsekvensen af dette er, at der sendes en mail til alle tilmeldte deltagere om, at arrangementet er aflyst. Skulle man evt. fortryde aflysningen, kan man vælge ”Nej” hvilket vil afstedkomme, at der på ny sendes en mail til alle tilmeldte om, at de igen er tilmeldt med samme status som før aflysningen.

Efter at arrangementet er oprettet vil det være muligt at redigere i arrangementet, samt evt. at slette arrangementet.

Når det første klubmedlem har meldt sig til arrangementet, er det muligt at hente en tilmeldingsliste, denne liste leveres i et regneark og indeholder et faneblad for hhv. DELTAGERE og VENTELISTE. Dette kan gøres når som helst efter arrangementet er oprettet.

Kommentarfeltet nederst på tilmeldingen til den enkelte tur kan f.eks. bruges til bestilling af menu hvis dette er en mulighed. Er menu ikke offentliggjort ved tilmeldingen til turen, kan deltagerne på et senere tidspunkt gå ind og ”Ændre min tilmelding”, tilføje menu ønske/ønsker!

1 til 2 uger inden turstart bør du udsende mail til deltagere på turen, så de er forberedte på, hvordan turen forventes afholdt. Mailadresser kan hentes af turarrangør i deltagerlisten som ligger under arrangementet på hjemmesiden.

Ved udsendelse af mails anbefales det at udsende til mailadresser som bcc (blind kopi) i mailprogram. Derved undgår man at synliggøre alle deltageres mailadresser og minimerer risikoen for at nogle deltagere svarer alle ved et uheld.

Nedenfor er noteret en række punkter, som kan være gode at gøre opmærksom på

​Mødested og tid

• Mødetidspunkt og forventet sluttidspunkt for turen

• Startsted

• Angiv stednavn på startstedet med f.eks. adresse, kort og GPS koordinater eller lignende, så deltagerne let kan finde frem.

​Turens længde

• Hvor langt skal vi køre?

​Mulighed for optankning inden startstedet

• Minde deltagerne om at de skal starte med tilstrækkeligt med brændstof på bilen til at kunne køre hele turen uden unødig optankning.

• Kan man tanke i nærheden af startstedet?

​Rutebeskrivelse

• Hvor kommer turen til at gå hen. F.eks. via beskrivelse, kort eller lignende.

• Har du lavet GPS rute, kan denne vedlægges/publiceres i samme forbindelse

​Eventuelle besøgssteder

• • Man kan eventuelt indlægge en lille beskrivelse – eller link til hjemmeside for besøgsstedet.

  • Angivelse af adresse på besøgsstedet

​Pauser

• Er der indlagt pauser på turen og i givet fald cirka hvornår

• Er der mulighed for toiletbesøg i forbindelse med pauser

• Man kan eventuelt angive adresse, stedbetegnelse eller lignende, så deltagerne kan se, hvor de kan køre hen, hvis de farer vild på turen.

​Mad og drikke

• Skal deltagerne selv medbringe mad og drikke

• Er der arrangeret spisning undervejs på turen. Hvis ja, skal deltagerne melde tilbage med valg af menu eller er det bestemt?

​Kørselstempo

Under kørselstempo, kan du notere, hvorvidt turen forventes at foregå i roligt, normal eller hurtigt tempo.

​Vejret

• Eventuelt anbefalinger til beklædning – f.eks. hvis man ved at man skal være udendørs hele dagen eller skal opleve noget, som kræver ekstra varm påklædning og/eller specielt fodtøj.

​Deltagerbetaling

• Skal deltagerne betale for at deltage på turen

  • Hvordan og hvornår skal deltagerne betale

​Henvise til regler for kolonnekørsel – link til hjemmesiden

• Det kan være en god idé at gøre opmærksom på, at deltagernes placering i kolonnen har betydning for kørselstempoet. Deltagere som ønsker roligere kørsel bør placere sig forrest i kolonnen, mens deltagere som gerne vil køre mere friskt tempo bør placere sig bagerst i kolonnen

Link til artikel om kolonnekørsel

​​Præsentation ca. 15 min. før afgang

I forbindelse med præsentation af dagens program bør du:

• Følge op på at alle tilmeldte er mødt op,

• Præsentere turen i hovedpunkter

• Orientere om de relevante praktiske forhold, f.eks. pauser, toiletforhold og parkering.

Du bør i din præsentation også opfordre deltagerne til at dele deres bedste billeder af turen på Tur - Foto og Referater. – det fremmer klublivet på hjemmesiden. Måske har en deltager også lyst til at skrive et kort referat af dagens oplevelser til samme sted på hjemmesiden. Teksten kan sendes til galleri@mx5club.dk, hvorefter den vil blive lagt ind i foto folderen.

Deltagerne vil typisk have behov for præcis information om:

• Nøjagtigt tidspunkt for genoptagelse af køreturen efter pauser

• Parkeringsanvisning på pausesteder af hensyn til en smidig parkering og genoptagelse af køreturen. Vær også opmærksom på, om der er gangbesværede deltagere, så du kan tage nødvendige hensyn ved parkering mv.

• Praktiske forhold om evt. egenbetaling på spise- og besøgssteder

• Kørselstempoet - herunder gøre opmærksom på, at hastigheden er mest konstant og lavest forrest i kolonnen. Du skal derfor anbefale de, der ønsker en jævn og rolig kørsel at placere sig forrest.

• Hvis deltagere ønsker at forlade kolonnen undervejs, bør de underrette dig og de skal i god tid inden de forlader kolonnen vinke bagvedkørende forbi, så andre deltagere ikke bliver vildledt.

Spørg, om der er førstegangsdeltagere, og bed øvrige deltagere hjælpe med, at førstegangsdeltagere føler sig godt modtaget.

Endelig bør du gennemgå de vigtigste regler for kolonnekørsel, uanset at du allerede har henvist hertil i din skriftlige information til deltagerne.

​Undervejs

Du er opmærksom på de særlige forhold ved kolonnekørsel, du skal iagttage som turleder. Kolonnekørsel

Som den første i kolonnen kan du ikke vide, hvordan turen opleves af den bagerste del af kolonnen. Det er derfor vigtigt, at du har bedt din slutkører om at være opmærksom på køreforholdene bagerst i kolonnen. Du skal derfor bede slutkøreren om at kontakte dig, hvis der f.eks. er udfordringer med at holde kolonnen samlet. Denne udfordring opstår typisk efter lysregulering, krydsning af - eller venstresving på - trafikeret vej. Du kan i denne situation igen samle kolonnen ved at parkere i vejsiden, når hensynet til anden trafik tillader det.

Du skal også informere din slutkører om at kontakte dig, hvis kørselstempoet bagerst i kolonnen ikke svarer til din tidligere udmelding.

Erfaringsmæssigt fungerer kommunikationen bedst med telefon. Der vil ofte opleves problemer med radioer, fordi afstanden mellem jer typisk er så stor, at der er ringe forbindelse i de situationer, hvor der er et særligt behov for kommunikation. Vær også opmærksom på, at det heller ikke ved kolonnekørsel er tilladt at benytte håndholdt udstyr under kørslen.

Du kan ved pauser forhøre dig blandt deltagerne, om kørselstempoet er passende og evt. ændre deltagernes placering i kolonnen. Her bør du især være opmærksom på, hvordan førstegangsdeltagere oplever turen.